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Como organizar registros e prontuários da sua clínica
Psicólogos que atendem em consultório precisam ser sistemáticos para manter dados dos pacientes. Saiba como organizar registros e prontuários da sua clínica.
Uma das características de um consultório de psicologia é a necessidade de manter a documentação dos pacientes a longo prazo. Mas saiba que tem como organizar registros e prontuários da sua clínica com dicas simples.
Conhecer esses métodos de organização é importante para que o psicólogo tenha mais assertividade na hora de buscar pelos registros de um paciente.
Afinal, com tanta informação recebida diariamente nas consultas, confiar somente na memória para lembrar aspectos importantes discutidos em uma sessão pode não ser uma boa ideia.
Por isso, conheça 4 dicas para organizar registros e prontuários da sua clínica.
1. Mantenha cópias virtuais
Normalmente, em um ambiente de atendimento, o psicólogo não conta com um computador para anotar tópicos importantes sobre um paciente.
O mais comum é o uso de um bloco de notas ou apenas lembretes mentais, pois esse tipo de anotação cria um ambiente mais humanizado e confortável para que o paciente se abra.
Nesse caso, é muito importante que você mantenha cópias virtuais, seja das anotações ou de coisas que você gravou na sua memória.
Uma dica é, assim que acabar a sessão, fotografar a anotação que você fez (com o nome do paciente), para que posteriormente você possa passar para um arquivo seguro no computador.
Se preferir, vale criar um documento em Word para cada paciente, e digitar as novas impressões a cada sessão.
2. Pense em como proteger seus arquivos
Não tem nada pior do que se esforçar para estruturar um sistema de documentos e acabar perdendo todos os dados por formatar o disco rígido de forma acidental ou por falhas nos softwares utilizados.
Por isso, tão importante quanto saber como organizar registros e prontuários da sua clínica é pensar em como proteger seus arquivos.
Além do antivírus, que deve ser uma constante nos computadores de qualquer empresa, você pode contar com programas como o Recoverit, que tem como proposta recuperar documentos apagados do disco rígido, mesmo documentos propositalmente excluídos.
O Recoverit consegue identificar dezenas de tipos de arquivos e tem uma interface bem simples de usar. Para fazer a recuperação do disco rígido você só precisa selecionar o HD e iniciar a varredura.
Em poucos minutos, o Recoverit apresenta uma lista completa com todos os arquivos excluídos que você pode recuperar.
Assim, você não corre o risco de perder registros importantes por mau uso da máquina ou falhas no sistema operacional.
3. Reserve uma hora semanal para organização
Dados recentes apontam que a busca por psicólogo on-line cresceu 32% durante a pandemia. Isso fez com que os psicólogos precisassem trabalhar mais e, para muitos, organizar registros e prontuários da sua clínica foi uma atividade deixada de lado.
Porém, esse tipo de registro tem uma grande importância para os profissionais da saúde. Por isso mesmo, você precisa reservar pelo menos uma hora semanal para a organização.
Nesse período, você vai colocar as fichas dos pacientes em dia, atualizar anotações e realizar atividades para deixar seus arquivos em ordem. Aproveite também para definir uma estrutura para as pastas do computador.
4. Faça limpezas constantes em arquivos
Outra atividade importante para organizar registros e prontuários da sua clínica é fazer uma limpeza nos arquivos físicos, de tempos em tempos.
Um bom parâmetro para se basear é realizar essas limpezas a cada 6 meses ou um ano. Lembre-se que, para prontuários médicos, é preciso mantê-los em segurança por 20 anos, a contar da última passagem do paciente.
Para os arquivos digitais, essa limpeza também deve fazer parte da sua rotina anual. Com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), os consultórios precisam ainda garantir que o sistema utilizado ofereça segurança na proteção das informações dos pacientes.
Imagem: Freepik
Cuidar e organizar registros e prontuários da sua clínica é uma das atividades mais burocráticas enfrentadas pelos psicólogos – mas ainda assim, tem extrema importância para a realização das suas funções profissionais.
Ao manter todos os documentos em ordem e cuidar para que eles sejam salvos com segurança, o psicólogo consegue ter um acesso simplificado às informações mais importantes de acompanhamento de um paciente.
Lembre-se de ser sistemático nessa organização, para repetir os procedimentos com certa frequência.
Dessa forma, você garante a qualidade no atendimento e colabora para o sucesso do tratamento dos seus pacientes.