Minha vida como um Outlook: estratégias comportamentais para administração do tempo

Autor: Eduardo Alencar – UNINOVE RESUMO Quem nunca foi exposto à contingências inesperadas do dia – à – dia? Trabalhar, estudar, se divertir, namorar, arrumar a casa, o quarto, a cama, pagar contas, cuidar dos filhos, ligar para os amigos, ler um livro, ouvir música, assistir TV, abastecer o carro, passar e lavar roupas, fazer compras, bater as metas no serviço, regar as plantas, mandar e-mails……enfim, quem nunca se deparou com as pressões do dia – à – dia certamente tem um repertório de fuga considerável ou um repertório que podemos chamar de: Organização. O capitalismo, principalmente no ambiente organizacional, vem influenciando sujeitos a desenvolver estratégias de “Administração do tempo” para adaptar-se as contingências diárias (principalmente as de características crônicas, incontroláveis, constantes e variáveis, conforme citadas anteriormente), com o passar do tempo, tais estratégias começaram a ganhar espaço em nossa vida social, afetiva, dentre outros campos aos quais interagimos. Para a Análise do Comportamento, analisar funcionalmente contingências humanas, nos permite conhecer, compreender, intervir e controlar tais interações, podendo contribuir com a inserção de técnicas de administração do tempo à história de vida de pessoas com déficit ou carência de comportamentos que chamamos de “organizado”. O Outlook Express, uma ferramenta desenvolvida pela Microsoft é um nítido exemplo de estratégias de organização e administração do tempo que vem sendo criadas pela humanidade para driblar estas situações. Palavras Chaves: Outlook, Analise do Comportamento, Administração do tempo.

Instalado juntamente com o Microsoft Internet Explorer, o Outlook Express é um sofisticado aplicativo que permite além da utilização de outros serviços on-line, gerenciar uma ou mais contas de e-mail com plena autonomia, tornando muito mais agradável e simples a execução desta tarefa que cada vez mais, faz corriqueiramente parte do nosso cotidiano. Álvares (2006) destaca que além da possibilidade de se criar novas pastas para organizar e classificar as mensagens, podemos configurar regras de mensagens para colocar automaticamente em uma pasta específica o e-mail de entrada que atenda a seus critérios, configurar mais de uma conta de correio eletrônico em uma única janela do aplicativo, ou ainda organizá-las em identidades individuais. Cada identidade (usuário) apresenta o seu próprio catálogo de endereços, suas pastas e listas de mensagens e isso favorece a separação do e-mail de trabalho do e-mail pessoal, além da separação do e-mail de usuários distintos, possibilitando que cada usuário tenha um acesso privado às suas mensagens mesmo que compartilhem o mesmo computador com outras pessoas. Já para personalizar a edição de mensagens, Álvares (2006) mostra que podemos inserir planos de fundo diferenciados, um trecho de texto como assinatura do usuário, bem como definir a formatação padrão do texto para o envio de mensagens que pode ser em HTML ou em textos em formato DOC. Por exemplo. As facilidades citadas acima e a vasta quantidade de opções que nos dão a flexibilidade de configurar o Outlook Express conforme a nossa preferência / necessidades o fazem um dos aplicativos de maior uso popular para o gerenciamento e manutenção do serviço de correio eletrônico. Mesmo diante todas as “maravilhas” que o Outlook traz as nossas vidas, Álvares (2006), ressalva que não existe nenhuma técnica milagrosa ou mágica e nem programa de computador ou agenda eletrônica que resolva o problema da má administração do tempo. Administrar tempo seria neste sentido, uma forma de comportar-se frente a determinadas contingências, ou seja, uma atitude assertiva diante de uma determinada tarefa. Como por exemplo: priorizar o que vai fazer primeiro frente a disposição de urgência, recursos, condições ambientais, situações semelhantes que o sujeito já tenha passado e quais respostas comportamentais foram selecionadas para o seu repertório de decisões, dentre outros itens a serem analisados funcionalmente para que pudéssemos então, encontrar ordem entre os eventos (sujeitos – como administra o seu tempo), mantendo a metodologia da Analise do comportamento de “Sujeito Único” que defende o fato de que cada organismo possui uma história ontogenética única e peculiar que fornece dados para compreender como e por que se comporta daquela ou de outra maneira diante determinado estímulo. Sidman (2003), define conduta como freqüências, ou seja, chamamos alguns alunos de falantes, pois observamos que ele fala bastante. Chamamos alguns alunos de inteligentes, ao ver que eles estudam muito, chamamos alunos de céticos, pois estes questionam muito seus professores, chamamos pessoas de felizes, pois observamos que sorriem demais, por tanto, temos que nos perguntar, qual freqüência estamos observando quando dizemos que pessoas sabem administrar o seu tempo? Thomaz (2005), parece concordar com esta metodologia quando afirma que a exposição de sujeitos a estímulos aversivos incontroláveis produz déficits na aprendizagem da correlação resposta – conseqüência; déficits motivacionais, que dizem respeito a dificuldade em iniciar respostas voluntárias, déficits emocionais, como redução da agressividade, além de alterações fisiológicas, pode – se incluir, déficit em aprender como administrar o seu tempo. Queremos mostrar com esta discussão que é tão complexo analisar funcionalmente comportamentos de “Organização” e “Administração de tempo” como analisar comportamentos ditos patológicos, como a “depressão”. Para todos estes, um bom cientista do comportamento deve ter em mente conhecimentos acerca de: tríplice contingência, análise funcional do comportamento, determinantes do comportamento, esquemas de reforçamento, controle de estímulos, comportamento governado por regras, modelagem, linha de base, sujeito único, enfim, conceitos que não são / foram o objetivo deste artigo, mas podem facilmente ser encontradas na infinita literatura da Análise do comportamento como: Sidman (2003), Skinner (2000), Baum (1999), Wolpe (1978), Milhollan e Forisha (1978), em coleções específicas como a “Sobre Comportamento e Cognição” que publica anualmente textos e artigos derivados da ABPMC – Associação Brasileira de Psicoterapia e Medicina Comportamental, dentre outras fontes de produção e organização de conhecimento em Análise do Comportamento. Minha Vida Como um Outlook: A caixa de entrada e o dispositivo de enviar e receber “Meu nome é Eduardo, trabalho na área de Recrutamento e Seleção há 4 anos, atualmente sou estudante do 4º ano de psicologia do Centro Universitário Nove de Julho, tenho 21 anos e resido na Zona Norte de São Paulo”. Esta frase acabou de entrar na sua “Mente” (Caixa de entrada), se você vai transmiti-la (Caixa de Saída / itens enviados) ou excluí-la (Caixa de Itens excluídos), é uma decisão que tomará a depender de sua história de vida (Edição, programação e layout) certo? Em RH, a todo momento somos forçados a conduzir dinâmicas, entrevistas, testagem psicológica, confecção de laudos, abertura de vagas, recrutamento de pessoal, triagem de currículos, relacionamento com fontes parceiras de recrutamento e instituições de ensino dentro de prazos “Records” e em algumas empresas, humanamente impossíveis. Neste sentido, há cerca de 1 ano percebi que a maneira como o meu organismo encontrou para administrar o meu tempo é semelhante ao Outlook Express da Microsoft. Tenho participado de vários “Enviar – e receber”, direcionando assuntos à outras pessoas, excluindo assuntos e temas de puçá importância para minha rotina, tomado decisões assertivas, fortalecido links de relacionamento, documentando coisas, enfim, acreditem, tem dado muito certo! A minha 1º regra de mensagem é: NUNCA DEIXE ASSUNTOS PARADOS EM SUA CAIXA DE ENTRADA, ou seja, percebi que no departamento onde eu trabalho, sou um dos poucos que não tenho problema com administração do tempo, tudo o que chega à caixa de entrada do meu Outlook, é lida, analisada e rapidamente despachada para que seja solucionada. Quando eu não posso resolver, logo vou atrás da identificação da pessoa que o faça. Algumas pessoas reclamam: “Tenho mais de 30 e-mails não lidos na caixa de entrada o que eu faço?”, “minhas coisas estão todas paradas, não dependem de mim para serem resolvidas”, “Não é culpa minha, dependo da agilidade de outras pessoas”…enfim, percebi que tratando-se de administração do tempo, da compreensão de “Comportamento” da Análise do Comportamento (onde defendem a interação sujeito – ambiente), facilmente poderemos encontrar o nosso repertório de organização comprometido pois está encadeado, entrelaçado com as coisas, pessoas e ambientes a nossa volta. O que fazer então????? Desde o meu 2º ano de faculdade ouço da minha professora de Analise do Comportamento dizer: “Se não emitir resposta, não pode ser reforçado”, ou seja, ao invés de esperarmos os sujeitos a nossa volta se comportarem, dar-nos o que queremos, em determinadas situações, podemos tomar uma postura mais ativa e ir atrás do nosso reforço. Como, você deve estar se perguntando…E eu digo: quando mando um e-mail para o requisitante da vaga que abriu um perfil incompleto comigo (faltando dados do perfil profissiográfico como salário, idade ou formação), rapidamente eu respondo ao remetente: “Prezado Fulano, estarei no aguardo dos dados pendentes como X,Y,Z. lembrando que a agilidade do processo seletivo depende das informações para efetuarmos o assertivo recrutamento de pessoal”. Rapidamente recebo a vaga completa. Ou seja, o que eu quero dizer com isso, é que ao mesmo tempo em que esperamos pessoas para consequenciar nossos comportamentos, vamos ao longo de nossas interações, modelando e contingenciando comportamento das pessoas a nossa volta. “ENVIAR E RECEBER” é a tecla que eu considero como: EMISSÃO DE RESPOSTA, é ela quem faz com que a gente possa contingenciar o comportamento do outro, evocando as respostas que retroagirão sobre o nosso comportamento, trazendo o estímulo necessário para dar seqüência a uma interação social, como por exemplo, as que chamamos de “Administração do tempo”. É o Enviar e receber de nossas vidas que modela o comportamento das pessoas a nossa volta, que sinaliza ao outro que precisamos que ele se comporte, que nos mantém em constante interação e que como diria a minha professora Cássia, possibilita que eu possa ser reforçado e modelado pelo outro / meio em que vivo. Minha Vida Como um Outlook: A caixa de saída / itens enviados Na Caixa de itens enviados do Outlook, ficam armazenadas as mensagens que foram enviadas por você certo? Na nossa vida, a caixa de itens enviados é a nossa memória. Sendo a Caixa de Saída a memória recente, onde constam aquelas coisas que memorizamos por apenas alguns minutos que quando selecionadas, vão direto para a memória complexa – itens enviados (coisas que não vamos mais esquecer e que podem ser resgatadas quando precisarmos), o que não é selecionado, vai para caixa de itens excluídos. Durante todo o dia, após cada “Enviar – Receber” selecionamos o que queremos arquivar e o que queremos excluir, hierarquizamos o que vamos solucionar primeiro e o que pode esperar e quanto tempo pode esperar, é exatamente neste caminho que as pessoas vão se organizando. O Outlook de cada pessoa é algo tão particular quanto a sua história ontogenética, nesta criamos pastas e sub – pastas a depender de nossas necessidades, adaptando assim o gerenciamento e controle de informações para posteriormente, decidir como e o que vamos fazer com elas. Algumas pessoas atuam diretamente com as caixas de entrada / saída / enviados. Outras utilizam-se da “Caixa de rascunhos”, ou seja, preparam o que vão escrever ou fazer, para estas pessoas, penso que esteja presente um sofisticado repertório de fuga que as façam esquivar / desviar / evitar controles coercitivos, ou seja, para evitar que alguém reclame de nossos e-mails, sujeitos criam diversos rascunhos que são vistos e re – vistos para serem enviados com a melhor qualidade possível. A caixa de rascunhos é uma boa opção para quem tem dificuldades com tomada de decisões em pronto comportamento, esta permite que o sujeito tenha discriminado parte de possíveis situações pelas quais ele terá que passar, dando-lhe tempo para elaborar as coisas com calma. Minha Vida Como um Outlook: Catálogo de endereços No critério “Catálogo de endereços”, armazenamos os contatos de nossas relações: quem são nossos amigos, familiares, conhecidos, instituições e organizações as quais somos vinculados, aqui cada sujeito administra suas relações como lhe é conveniente: celular, agenda, aplicativos como o próprio Outlook, memória, dentre outras estratégias, na minha vida em especial, tento sempre manter atualizado o malling de contatos para me dar maior agilidade e assertivida ao optar por uma determinada interação. O armazenamento inadequado de contatos (telefones errados, nomes errados, endereços de e-mail errados, etc.) podem ser fatores que contribuem para má administração do tempo no quesito: “agilidade na troca de relações sociais”. Já imaginou ter que ligar para um amigo do amigo do amigo do amigo…..para falar com o Zé da padaria? Minha Vida Como um Outlook: Conclusões Gostaria de concluir que a maneira mais fácil que encontrei para administrar esta vida de estudante universitário que trabalha em RH, que reside em São Paulo (Grande metrópole), que tem uma razoável rede de relacionamentos (amigos, parentes, conhecidos) foi adaptar a minha vida a um Outlook, onde o que chega à caixa de entrada deve ser rapidamente resolvido e as soluções dependem do meu ENVIAR E RECEBER, do meu catálogo de endereços e quando me deparo com dificuldades, não êxito em utilizar a caixa de rascunhos para que somente as coisas compatíveis a minha história de vida seja direcionada a minha caixa de itens enviados. BIBLIOGRAFIA ALVARES, R. (2006). A Administração do tempo. Artigo originalmente publicado no site www.rh.com.Br. São Paulo BAUM, W.M (1999). Compreender o Behaviorismo: ciência, comportamento e cultura. Porto Alegre. Artes médicas. SKINNER, B.F. (2000) Ciência e comportamento Humano, Editora Martins Fontes. WOLPE, J. (1978). Prática da Terapia Comportamental. 2º edição, Editora Brasiliense, São Paulo MILHOLLAN, F. e FORISHA, B. E. (1978). "Skiner & Rogers: Maneiras constrastantes de encarar a educação". Editora Summus. São Paulo. 8º edição. SIDMAN, M. (2003). Coerção e suas implicações. Editora Livro Pleno. Campinas/SP THOMAZ, C.R.C. (2005). O efeito da submissão a estressores crônicos e moderados. Editora PUCSP, São Paulo.